フリーランスとして働く皆さん、日々のタスク管理に追われていませんか？「時間がない」「やることが多すぎる」と悩む方も多いでしょう。
この問題を放置すると、作業効率が低下し、ストレスが増します。しかし、優先順位をつけたタスク管理を身につければ…
フリーランス歴15年、タスク管理やNotionを使った効率的な働き方をサポートしてきた私だからこそ、タスク管理の優先順位付けのメリットや具体的方法をお伝えできると自負しております。
まず優先順位付けの重要性を説明し、次に具体的方法やフレームワークを紹介します。
これを学ぶことで、無駄なタスクを減らし、頼むべきタスクを見極める力がつきます。
この記事を読むことで、タスク管理が効率的になり、ストレスの少ない生活を手に入れる具体的なステップがわかります。さあ、タスク管理のスキルを高め、充実したフリーランスライフを目指しましょう！
正しい優先順位付けのないタスク管理はリスクだらけ…
作業効率が悪くなり時間がないが口癖に…
脳内が整理できていないまま…目の前にある気になるタスクや、すぐ出来そうなタスクから手をつけることを繰り返していると、
・本来やらなくてもいいことをやっていたり
・誰かにお願いできるかもしれないことを引き受けたり
・本当に緊急なものが後回しになってしまったり
結果、作業効率は急降下し
どんどんタスク量が増え、先送り案件祭り
そんな毎日を送っていると、いつの間にか目の前に積み上げられたタスクは、難しそうだったり、時間がかかりそうなものばかり…
終わらないタスクが溜まり、手をつけるのが嫌になって先送り案件がどんどん増えていきますね
・自分はだめだ
・仕事ができない
・何をやってもうまくいかない
こんなふうに自己肯定感を大きく下げてしまいかねません
先が読めないストレスがマックス
難しい、苦手なことを溜め込むと誰でも気分が億劫になります。
そして、そんな日々が続けばそれは大きなストレスに変化していきます。ストレスは心だけでなくカラダにも大きな影響を与えかねません。手遅れにならないうちに正しいタスク管理を理解しましょう
優先順位をつけたタスク管理はストレスのない暮らしへの近道
脳内整理からはじめる優先順位のつけ方/フレームワークの紹介
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脳内を整理できたら、はじめて優先順位について考えていきます。ここでは著書「7つの習慣」でも有名な重要&緊急度のマトリクスについて解説します
私たちは日々、第1と3領域のタスク(上図)に追われて暮らしていますよね
将来のことを考えれば、第2領域をやりたい!だけどそんな時間はない…というのが現実でしょうか
ですが、よく考えてみてください。第2領域を増やせば、第1領域や第3領域って減らすことができるんです
たとえば…
・人間ドックに行けば(第2)将来、通院(第1)しなくていいかも。
・女性ランチ会(第2)に参加→緊急案件(第3)を助けてくれる人脈ができている
・新しいツールの学び(第2)は日々の事務作業(第1)を簡素化してくれるはず
(第1｜第1領域、第2｜第2領域のこと)
日々第2領域を優先していくことを意識できるといいですね。とはいえ、毎日のタスクは緊急度も優先度も高い…そう思ってますよね
では、ここで「そもそも論」を考えてみたいと思います。
- そもそもやらなくいいいタスクはないか?
- そもそも自分がやらなければいけないタスク?
- そもそも、そのタスクを発生させいな方法はないか?
やらなくていいタスクがある
みんながやってるから、当たり前のようにずっとやってきたから、やれって言われてるから…そんな理由で重要度や緊急度を上げて「やるべき、やらねば」と、自分を苦しめてませんか?
本当にやらなければいけないタスクかどうか?を確認する方法があります。それは、「それをやる目的はなに?」と自分に質問して即答できるかどうか?です
もし、即答できれば、きちんとした理由があるので、それはあなたにとってやるべきタスクなのだと思います。が、即答できなかった場合は他人に対して反応していたり流されているだけの仮のタスクかもしれません
人にお願いできる(自分でやらない)タスクを作る
なんでも全て自分でやらなければならない…そう思ってませんか?
自分でやらないと、誰かに何か言われるかも、こんな風に思われたら嫌だな〜と。人はお互い様で支え合って生きています。自分が誰かを支えることもあると思うし、支えてもらうことだってあっていいんです。
たとえば
・オーバーワークのお仕事は、信頼できる仲間にお願いする
・家事は家族で分担性で
・お弁当づくりは、子供も一緒に…
・子供習い事送迎は、行きはママ帰りはパパ
など、もっと工夫しだいで助け合いタスクがありそうですね
そもそもタスクを発生させないコツがある
ここまで、タスクを減らしたり、誰かにお願いすることを考えてきましたが、ここで１つ…そもそもタスクを発生させないためにはどうすればいいか?を考えてみましょう。
〆切に追われてドタバタしてるんです…とよく言いますが、その〆切を作ったのは誰でしょうか?
フリーランスの世界では、自分たちで作ったルールであることが多いと思います
仕事のボリューム、見積もりなどから、期間設定をして納期が決まりますよね。それを決めているのは自分たち…
その読みが甘くて、ギリギリになってタスクに追われていたり、そもそも仕事の効率性が悪く期間内に終えられないなどが考えられます
自分自身のことをよく理解していれば、受けれる仕事の量や必要期間などの設定をもう少し正しく見積もれますね。
タスクが発生していないわけではありませんが、〆切に追われるタスクはそこには存在しません
他にもいろいろありますよ。人間ドックにきちんと行けば、そもそも通院するというタスクは発生しない可能性が高い!
notionで実現!タスク管理の優先順位付け
脳内整理から全て繋げて管理ができる
タスク管理で一番大切なことは、素晴らしいアプリを使うことでも手帳を綺麗に書くことでもありません。もちろん、アプリや手帳を手段に使うことは賢い選択です
最も必要なことは
よくわからない…って方は、ぜひコチラの記事も併せて読んでみてくださいね
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操作は簡単!タグをつけてフィルター機能を覚えるだけ
notionとタスク管理の相性は抜群です
このようなタスク管理の仕分けは「タグ」という機能で整理整頓することができ、優先度の高い順番に並び替えたり、グルーピングできたり自由度がとても高いんです
さくさくタスク管理が進めばストレス激減!
このように正しく優先順位をつけ、やらなくていいことはやらず、助け合いタスクを見つけ、そもそもタスクを発生させない工夫をすることで、私たちの日々の暮らしに大きく覆い被さっていたストレスが軽減されること間違いなしです。
そのためには、デジタルの力も少し借りてスムーズにタスク管理ができるといいですね
私のおすすめであるnotionは、皆様1人1人に合ったタスク管理のスタイルを実現することが可能なツールです
notionのことをもう少し知りたい、作り方などを見てもみたいという方は、現在メルマガにてノンストレスな暮らしをつくる「notion×タスク管理」Youtube限定配信中です。
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