日々のスケジュール管理に悩んでいませんか？
忙しい毎日の中で、「やりたいこと」と「やらなければならないこと」のバランスを取るのは容易ではありません。
特にフリーランスや多忙なビジネスパーソンにとって、スケジュール管理の失敗は時間の無駄遣いだけでないんですよ。
しかし、適切なツールと方法を用いることで、これらの問題を解決することができます。
この記事では、15年以上のフリーランス経験を持つ私が、Notionを活用した効率的な1日のスケジュール管理方法をご紹介します。
具体的な手順やポイントを学び、時間を最大限に活用して、充実した1日を手に入れましょう。
スケジュール管理の重要性と課題
スケジュール管理が苦手な理由
スケジュール管理には少しコツがあります。以下の2つが抜け落ちていると、コントロールすることが難しくなります
- 頭の中が整理できていない
- 優先順位がつけれていない
頭の中を全部出す方法はコチラから↓↓
-
-
頭の中を整理フリーランスのイライラ解消!「notion×タスク管理」で実現!!
続きを見る
スケジュール管理がうまくいかないとどうなるか？
- 信頼を失う
- ストレスや不安の増加
- 予定どおり進まない
効率的な時間の使い方で1日をプランニング
1日24時間を視覚化する
タスクや喜怒哀楽などの感情、インプットした情報などが混在する脳内を、スッキリ整理(種類別に分ける)できたら、ここではじめて1日のスケジュール計画を考えます。
具体的には以下の様なことを、整理していきます
- あらかじめ決まってる予定の確認(会議や子供の習い事送迎など)
- 今日やりたいことの確認(講座の資料づくりなど)
- どの順番でするか?(どの時間枠で何をする?)
会議などのあらかじめ決まっている予定はブロック(他の予定を入れれないように)した上で、今日やりたいことを確認して、どのような順番で着手するか?が大切なんです。
1日のスケジュール計画でやってはいけないこと
24時間が視覚化できたら、どの時間帯に何をするのか?(優先順位)を決めていくわけです。
基本的な考え方、優先順位の付け方の詳細はコチラ↓
-
-
優先順位の付け方【フリーランス必見】タスク管理の優先順位をマスターすればストレス激減!
続きを見る
優先順位をつけて、1日のスケジュールを計画するときに「何から始めるか?」の部分でやりがちなNGがコチラです↓
やってはいけないこと
・目についたことから
・気になったことから
・すぐできそうなことから
・得意なことから
・好きなことから
これをやってしまうと、時間を上手に使うことはできません。では、どうすれば良いか?それは以下のことを考えながらスケジュールを立ててみましょう
スケジュールを計画するときに頭に思い描きたいこと
・目的は何か?
・所要時間はどのぐらいかかる?
・場所はどこで?
・環境(静かな場所?)
・体調や気分
1日のスケジュール計画で大切な5つのポイント
#1.タスクの目的は何か?を言語化する
どうしても今日やらなければいけない緊急度の高いタスクも、「なんのためにやるの?」と自分に質問してみてください。
- みんながやってるから
- いつもやってるから
- ずっとやってきたから
そんな理由で、やらなきゃいけないこと!という場所を陣取ってるタスクがありませんか?それたただ、周囲に対して反応しているだけだったり、みんなと同じことをすることで安心しているだけかもしれませんね。
なんのためにするのか?、そのタスクをするとどうなるのか?そこを明確にする必要があります。
それによって、あれ?はっきりした目的がない…となったタスクについては、そもそもやる必要がないタスクかもしれません。
よく考えてみると、やらなくていい!なったタスクは迷いなく手放してしまいましょう
#2.所要時間はどのぐらいかかるか?を見積もる
今日やらなきゃいけないタスクは、それぞれどのぐらいの時間で完了できるのでしょうか?
午前中に1時間空いてる…この時間で何かしよう…
そう思ったときに3時間ぐらいかかるタスクをそこに入れても、そもそもそれは完了できないですね。
何回かに分散させる前提ならいいのですが、そうでないなら無茶な計画でしかありません。
これを、確認するだけでも、時間の使い方がかなり変わってきますね
#3.場所の制限はあるか?を確認する
このタスクは、ここじゃないとできない…や、反対にこれはスマホさえあればどこでもできる…そんなふうにタスクひとつひとつについて確認していきます
- パソコンのあるデスクでしかできないタスク
- 外出先にスマホでさくっとできるタスク
- 移動中の乗り物の中でできるタスク
など、どんな場所で可能となるタスクなのか?を知ることで、どの時間帯のどんなときに行うタスクにするか?が決まってきます
#4.その時間帯の環境をイメージする
音や明るさなどはどうでしょうか?
集中して、何かを考えるようなタスクを、お子さんが学校から帰ってきてからの時間帯にできるでしょうか?
24時間の中のその時間帯、どんな場所にいて誰がいるのか?そしてどんな環境なのか?をイメージすることで、そこに見合うタスクを設定することが可能になります。
#5.体調や気分はどんな状況?
だれでも体調が悪いときや気分がのらない日はあります。仕事なんだから、どんな時も目一杯頑張らなきゃと考えがちな私たちですが…
そんな日は思い切って、軽めのタスクに切り替えることも大切です。
自己観察をしっかりして、ときには自分に優しくする日もつくりましょう。
Notionを使えば、めんどくさい時間管理も簡単!
タスクを書き出して、順番つけて、こなしていく…言葉にすると簡単の様で、実は奥深い。
- 俯瞰力
- 自己理解力
- 主体性
などが、備わってはじめて24時間を効率よく使える時間管理が可能になるんです
しかし、このような管理を実際にしようとすると、なんだか面倒臭そうな雰囲気がしませんか…
- 手帳に書いたり消したりしなきゃいけなさそう
- 俯瞰してみたり、1日だけ見たりの切り替えが難しそう
- 目的や所要時間など一覧で見るにはどうすれば?
ここからは、notionでこのタスク管理をする手順をお伝えします
1日の計画を立てるための事前準備
notionはとても便利なツールです。しかし、あくまでも事前準備があって活用できるもの…下記3つをしっかりやりましょう
- あらかじめ決まっている予定の確認｜会議・習い事送迎など
- 1日の 可処分時間を考える｜24時間−睡眠-あらかじめ決まっている予定
- 今日やるべきタスクの確認｜優先順位をつけて…
notionって何?はじめて聞いたよって方はコチラの動画をみてね↓
効果的な時間配分には「notion」 &「notionカレンダー」を使う
- 今日やるべきタスクの優先順位や環境などを確認する
- 時間割の作成と調整(1日24時間を割り振る)
- 1日のスケジュールをNotionで可視化する
notionカレンダーはタスク管理で大活躍のnotionのデータベースやスケジュール計画に最適なnotionカレンダーと簡単に連携が可能。また、多くの方がよく利用されてるGoogleカレンダーとも簡単接続ができます。
notionで管理している自分の仕事タスクと、Googleカレンダーで管理しているご家族などの予定とをnotionカレンダー(1つの場所)で表示させることが可能なんです
このような、notionやnotionカレンダーの操作方法は、メルマガ限定のYouTube動画で解説しているので、下記バナーよりメルマガ登録して限定動画をご視聴くださいね
