タスク管理がうまくいかないことに悩んでいませんか？
この記事では、タスク管理が上手な人が実践している具体的な方法と習慣をご紹介します。
筆者は多くの女性フリーランスの時間管理のお悩みサポートの経験があり、その実績をもとに信頼性の高い情報を提供します。
タスク管理が上手な人はどのような習慣を持っているのか、どんな方法を使っているのか、
この記事を読むことで、あなたもタスク管理をマスターし、計画倒れを防ぐことができるようになります。結果として、日常の暮らしの効率が劇的に向上し…
この記事の内容を実践することで、タスク管理上手になるための具体的なスキルと習慣を身につけることができます。ぜひ最後までお読みいただき、今日から実践してみてください。
目次
タスク管理が上手い人に共通していること
全体を俯瞰してみることができる
忙しくなればなるほど、目の前の膨大なタスクにばかり意識しがちになりますね。そんなときこそ、どれだけ脳内を俯瞰してみれるか?で、効率の良い計画が立てれるか…が決まってきます。
このフローに乗せて、整理するだけでも、頭の中は随分スッキリするはずです
もう少し詳しく知りたい人はコチラの記事を詳しくご覧ください
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参考フリーランスのイライラ解消!「notion×タスク管理」で実現!!
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優先順位をつけることができる
俯瞰してみることができたら、次はやらなければいけないタスクの優先順位を正しくつけることです。
第2領域のを増やして、第1.3.4を減らすことで日々の暮らしはどんどん効率化されていきます
もう少し詳しく知りたい人はコチラの記事をご覧ください
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参考【フリーランス必見】タスク管理の優先順位をマスターすればストレス激減!
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これができる人とできない人との対比を表した、こんな言葉があります
「すぐやる人」は今すぐやるべき作業にだけは「さくさく」手をつけて、あとでやればよいことは「すいすい」華麗に受け流せるのです。
「ぐずぐず」と大事な仕事を後に回し「ついつい」どうでもよいことに精を出すパターンに比べると「すぐやる人」は余裕を持って軽やかに生きていると言えそうです。
佐々木正悟著｜先送り0(ゼロ)より
1日24時間の時間配分ができる
脳内全部出して、スッキリさせ優先順位もつけて効率化も図れたところで、次に必要なのが1日のスケジュール計画です。
1日は24時間、人に平等に与えられた時間…
この計画を無造作に立ててしまうと、せっかくの脳内全部出しや優先順位付も水の泡と化してしまいます。
1日のスケジュール計画を立てるときに大切なポイントは5つ
- タスクの目的は何かを言語化する
- 所要時間はどのぐらいかかる?を見積もる
- 場所の制限はあるか?を確認する
- その時間帯の環境をイメージする
- 体調や気分を確認する
これらを踏まえて、1日のスケジュールを立てていきます。詳しい計画の立て方はコチラの記事をご覧ください
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参考notionで1日をスケジュール管理！効率的な時間の使い方
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タスク管理が上手い人が毎日やっていること
脳内を常に空っぽにするための時間をとっている
脳内の全部出しの時間って、どうしても優先順位が低くなりがちなんです。
だけど、一旦そこに目を瞑り先に確認した方がいいことがあります。
- 大小含めてどんなタスクを持ってる?
- 優先度の高低含めてどんなタスクを持っている?
- 今日動ける時間はどのぐらいある?
これらを先に確認することで、効率の良いスケジュールを立てることが可能になるんです。
無理のない1日のスケジュールを毎朝立てている
全部出しを最優先にした流れで1日24時間をどう使うか…計画を立ててしまいましょう
1日の終わりに
- あーまた今日もできなかった
- 私って仕事できないのかも〜
- もうほんとやめたくなるよ…
…みたいな気持ちになることありませんか?
これ、あなたが仕事ができないとか、ダメなのではなくそもそもの計画が間違っているのではないでしょうか?
このタスクは、このぐらいの時間でできるだろう…と思って計画を立てたけど、予定の何倍も時間がかかったなんてことは日常茶飯事ですよね。その誤差が大きいほど、1日の終わりの落胆的な気持ちも大きくなるわけです。
振り返り!で毎日の暮らしを見直す時間をつくっている
タスク管理が上手い人がやってる!最も大切なことは「記録(ログ)」をとること!
では、この所要時間の読み違いを少なくするためにはどうすれば良いのでしょうか?
最もタスク管理を助けてくれる習慣は「記録(ログ)」をとること
朝計画を立てたスケジュールと実際にかかった時間の差が大きいわけですから、「事実」の記録をとることが大切ですね
どのタスクにどのぐらいの時間をかけた(実績)のか?を計測します
方法は、いろいろあると思いますがここでは後ほどnotionでの「記録(ログ)」をご紹介します
記録(ログ)が仕事のボリュームや所要時間を教えてくれる
記録(ログ)をとってみると、見えてくることがあります。
このタスクはおおよそこのぐらい時間がかかるよ!という正しい所要時間の読みを教えてくれるんです。
記録(ログ)を見ないで立てる計画は、実行不可能な理想でしかない
人は、自分のことをわかっている様でわかっていないんです。加えて理想を夢みた計画を立てがちです。
- 講座資料作成は1時間で終えたい
- 買い出しは30分でちゃちゃっと済ませたい
- インスタ投稿は1時間で終わらせたい
これ全部理想なんです。「○○したい」という…
この理想を積み上げた計画なんて実行できるわけがありません。1日の終わりに落胆するあなたがいるのも無理ありませんよね
記録(ログ)から立てる計画で、現実に限りなく近い実行可能なものへ
ですが、記録(ログ)は嘘偽りない事実です。あなたにも再現できる可能性の高い計画が立てれそうです。
一度や二度の記録だと、たまたまサクっとできたとか、たまたま時間かかったとかあるので、繰り返し記録(ログ)することで信憑性が高まっていくと思います。
notionで実現させる記録の習慣化
朝立てた計画からnotionなら簡単に記録(ログ)がとれる
notionでタスク管理をすれば、notionカレンダーと連携させて簡単に記録(ログ)をとることができます
- 時間軸表示
- カテゴリーごとの色分け表示
- 複数日表示(下記図は5日ですが自由に設定できます)
定期的な振り返り時に複数日表示も簡単だから、俯瞰しやすい
このnotionカレンダーでの「記録(ログ)」を定期的に振り返ることで、自分自身の行動パターンが読めるようになってきます。
定期的な振り返り時には、notionカレンダーの複数日表示が役立ちます。1週間で見たり1ヶ月で見たり…
行動パターンからタスクのボリュームや所要時間の読みもバッチリ
行動パターンが見え、タスクごとの所要時間が読めるようになると、毎朝の脳内全部出し、優先順位決めからのスケジュール計画の際、正しい時間配分が可能となります。
lifehackでは、notionでのタスク管理構築やnotionカレンダーの設定サポートなども行っております。
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