自由な時間、場所を選ばない働き方に憧れてフリーランスになってみたものの、実際には時間に追われ出来てない自分に落胆し自己嫌悪、心もカラダも疲弊しているなんてありませんか？
それでもやらなければいけないことは降り掛かってくる。どれをやってどれをやらない？きちんと考えず闇雲に目の前のタスクをこなし続けるのは、大きなミスに繋がったり約束を守れなかった末に信用を失うというリスクが潜んでいます。
フリーランス歴15年の私は、いいときも悪いときも経験しあらゆる試行錯誤を繰り返すことで、最善の時間の使い方を探し続けてきました。
そんな私だから、フリーランスにとって時間管理がいかに必要か、そしてどのようにすれば仕事とプライベートのバランスをとりながらビジネスステージを上げていけるのか？をお伝えできると思います。
この記事では、フリーランスにとって時間管理が必要な理由とその方法を7つお伝えしています。今日から使える方法がきっと見つかると思います。
目次
フリーランスにとって時間管理が大切な理由
今、抱えてるタスクがどれだけあるのか?一歩引いて自分の前にある机の上を眺めてみましょう。
目の前に山積みになっているタスクを闇雲にさばいていくとどうなるでしょうか…
では、もう少し深掘りして時間管理が与えるメリットとデメリットを考えてみましょう
時間管理ができるとこんなメリットがある
目の前にあるタスクが整理されてやらなくていいこと、やらなければいけないことが明確になるので時間のゆとりが生まれます。
その時間を自己投資、業務改善、自己成長のために使うことが可能になります。
時間管理ができないとこんなリスクがある
思った様に仕事が進まないため、焦りからミスをしたり、納期が守れないという事態を招いてしまうんです。
さらに、信頼関係に亀裂を生みビジネスとしてのお付き合いにも大きく影響してしまいます。
7つの「おすすめ時間管理方法」でゆとりのある働き方
かつて、時間管理とは無縁だった私は、計画性の無さからミスをしたり納期に間に合わなかったりを繰り返してしまった結果、信用を失った辛く悲しい過去があります。
そんな私は、フリーランスとしてどんなに良いサービスを持っていてもこれじゃやっていけない。
一番大切な「信用」を得るために試行錯誤した結果たどり着いた7つのポイントをお話しますね。
1.現状の確認とゴールを決める
まずは、現在の状況を確認してゴール(どうなりたいか?)を明確にします
その上で、ゴールから遡って通過点「図①②③」ではどこまで進めておけばok ?を考えて予定をたててみるといいですね。
楽しい未来が見えると、人の心は元気になりますから…。
2.タスクの優先事項を決めて、時間の使い方を考える
参考文献
13歳から分かる!7つの習慣
スティーブン・R・コヴィー著/日本図書センター/2020年初版
キーワードは重要&緊急
4つの箱に分けて、日々のタスクを分けてみるといろいろ見えてきますよ。
第1領域で1日の大半の仕事は終わってしまいます。
でも、大切なのは第2領域を増やすこと…
どうすればそこを増やせるのか、そこに着手できるのか?
私が意識したことはこんな感じです
- そもそも、やらなくていいことやってないか?
- 誰かにお願いできること一生懸命やってないかな?
- お断りできることを抱えてない?
あと、隙間時間の活用方法も大切です
何ヶ月も先の大きな予定を優先的に入れること…
そして隙間に小さなタスクを入れていく
3.ひとつの仕事にかかる時間と1時間あたりの報酬を意識する
請け負った仕事にどのぐらいの時間がかかるのか?考えていますか〜?
これを考えずに引き受けてしまうと…
さらに1時間にかかる報酬額を把握することで時間意識を高めることができますね。
時給額を認識することで下記の様な点に意識が向き時間の使い方がぐーんと変わってきます。
- 利益につながらない仕事&雑務は短時間で終える
- 重要な仕事に時間を使う
- 不要なタスクが見える化される
4.週単位で管理!「金曜日は予備日」の過ごし方
かつての私は、カレンダーが予定で真っ黒でした…
そもそも、それがグダグダになる原因なんですよね。
こんな言葉があります…
それは、金曜日は予備日だから、昼ごろには仕事が終わっているんです。
そして、金晩をどう楽しむか?と、ワクワクしているのだと。
そもそも、予定どおりに上手くは進まないから、真っ黒にしちゃいけないんですよね。
すごい確率で後ろにずれてきますか(笑)
金曜日予備日にしててちょうどいいぐらいだと思いますよ〜。
5.「公私混同×タスクの細分化」で自分だけの時間割をつくる
スケジュール管理をいろんなアプリや手帳で管理している人をみかけます。
- 家族の予定は卓上カレンダー
- 仕事はGoogleカレンダー
- プライベートは手書手帳
やはり、スケジュールやタスク管理は一元管理がおすすめです
そういう意味での公私混同
そして、もうひとつのキーワードは「細分化」
1つのタスクって実はたくさんの細かいタスクで成り立ってるんですよね(上図参照)
こうやって細分化することは仕事の見える化につながります。終わってない、進んでないと思っていたタスクも実は半分以上終わってたりするんです。
プライベートと仕事、いい意味で公私混同させ、タスクは細分化することでスケジュール管理がクリアになってきますね。
6.ポモドーロテクニックで集中力up
人の集中力なんてそんなに長くはないですよね…
なのに、適度な休憩もいれずに働き続ける…なんて勤勉なんでしょうね…
だけど、ある時私は「こんだけのことに、なんでこんなに時間かかるんだ?」と疑問に思ったことがあったんです。
そこで試してみたのがポモドーロテクニックです
ポモドーロテクニックとは、作業する時間と休憩する時間を決めて繰り返ししていく方法です
このテクニックを使うと、集中力が高まり、疲れにくくなると言われてます(個人差はあると思いますが…)
ポモドーロテクニックの方法です
- タスクを洗い出し優先順位を決める
- 25分作業をする
- 5分休憩する
- ステップ②③を4回繰り返す
- 15分～30分程度の長めの休憩をとる
これを何度も繰り替えしていくんです。不思議と集中力が増して生産性上がりますよ〜
7.自分の技量を知る
ひとことで言うと
- この仕事はどのぐらいの時間でできるのか?
- 自分が扱える案件なのか?
- 優先順位は高いのか?
お互いが気持ちよくお仕事ができれば、次につながる関係が築けると思います
フリーランスの時間管理に便利なツール
私はこの7つのポイントを常に意識して時間管理を行なってきましたが、世に中には様々な便利なツールがありますよね
- カレンダーアプリ
- タスク管理アプリ
- エクセル&スプレッドシート
- マネー管理ソフト
- 顧客管理ソフト
たくさんのアプリやソフトがありますが、私はコレらを1つにまとめて管理しています。
どのアプリも優秀なので、その分野では軍を抜いているものもたくさんあります。
ですが、やはり分散されると「あれ見てこれ見て」パソコン上にはたくさんファイルが開いている状態。
これはあまり健康的とは言えません。
そこで、便利なオールインワンタイプのツールがあるんです…
notion…
Notionは「フリーランス女性の時間管理」役として最高の相棒
私たちフリーランスにおけるビジネスの安定の一つに「時間管理の質up」…があげられます。
- スケジュール管理
- タスク管理
- お客様管理
- 発信のための情報収集
- 検証のためのデータ管理
など、お客様と直接かかわらないですがなくてはならない作業がたくさんあります。
これらを整えるために多くの人はさまざまなツールを駆使して効率化を測っていると思います。
複数に分かれることで、あっちもこっちもで煩雑になりがち…
たくさんのツールアプリがパソコンのデスクトップに広がり作業の正確性が落ち、スピードダウンにもつながります。
そんな状況を解決しくれるのがnotion
複数に散らばったさまざまなビジネス管理をひとつにまとめたオールインワンワークスペース。
フリーランス女性の散らかりやすい事務作業などを整える最高のパートナーとなってくれるはずです。
その反面、理解できればビジネスパートナーとして切っても切れない相棒となること間違いなしです。
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